Huomioi nämä 8 asiaa toimistolle paluussa

Etätyösuosituksen päättyessä ollaan monessa yrityksessä kuuman kysymyksen äärellä ”Millä keinoin saamme ihmiset palaamaan toimistolle?”. Henkilöstökyselyt osoittavat, että työntekijöiden näkökulmasta paluuta vanhaan ei enää ole, vaan monipaikkaisuus on tullut jäädäkseen. Työn on joustettava aiempaa enemmän.

Joustoa tarvitaan, niin työnantajan kuin työntekijöidenkin puolelta. Paluu vanhaan ei ole vaihtoehto, mutta sujuvuuden kannalta ei kokoaikainen kököttäminen kotitoimistollakaan puolla paikkaansa. Jotta työarjen palikat saadaan jälleen järjestymään oikeaan asentoon, tarvitaan pysähtymistä oikeiden kysymysten äärelle.  Yksilöiden haluja ja tarpeita on selvitetty lähes jokaisessa yrityksessä, ja vastaukset jakautuvat juuri niin moneen suuntaan kuin mitä meillä on elämäntilanteita. Toiset haluavat rauhaa, toiset muiden tapaamista. Yksi haluaa ergonomiaa ja kolmas parempaa lounasta. Yksilön hyvinvoinnin huomiointi onkin tärkeää, jopa kriittistä. Tämän lisäksi tulisi kuitenkin kysyä myös muutama kysymys yrityksen ja tiimien onnistumisen tulokulmasta. Näitä voisi olla esimerkiksi:

• Miksi meille on yhteisönä tärkeää olla toimistolla?
• Mitä voimme saavuttaa kasvokkain tapahtuvalla yhteistyöllä?

Me Workspacella saamme katsella työn murrosta paalupaikalta. Käymme vuositasolla tuhansia keskusteluja työstä, työtiloista ja työnteon muutoksesta erilaisten ja eri tilanteissa olevien yritysten kanssa. Tässä on meidän havaintojamme ja ajatuksia toimistolle paluuseen liittyen:

1. Toimistolla on rooli myös tulevaisuudessa.
2. Monessa paikassa ollaan pelokkaita linjaamaan asioita toimistolle paluuseen liittyen, vaikka hyvin suunniteltu monipaikkainen työ on toimiva ratkaisu sekä työntekijälle että yritykselle.
3. Fyysisten tilojen toiminnallisuudella on paljonkin vaikutusta siihen, tulevatko työntekijät myös paluujuhlien jälkeen toimistolle vai jäävätkö he kotiin.
4. Vaikka moni asia on yhä epävarmaa. Varmaa on se, että tarvitsemme jatkossa monipuolisempia hybridityötiloja, jossa erilaiset virtuaalikokoukset, – työpajat ja – myyntineuvottelut voidaan hoitaa muita häiritsemättä ja laadukkaassa ympäristössä.
5. Toimistotyöpisteitä tarvitaan jatkossa aiempaa vähemmän. Suhdeluku asettunee koko henkilöstömäärästä 50-60% välimaastoon.
6. Osa yrityksen työympäristöratkaisua ovat juuri heidän kulttuuriaan ilmentävät ratkaisut, niin tilalliset kuin muuhun viihtymiseen liittyvät.
7. Kulttuuri asuu seinissä. Yhteenkuuluvuuden liimaa ei rakenneta millään muulla tavoin yhtä tehokkaasti kuin yhdessä olemalla.
8. Inhimillisyys työssä on lisääntynyt ja tästä on hyvä pitää kiinni myös, kun palataan toimistolle. Ihmisillä on erilaisia luontaisia tapoja, joita tukemalla voimme saada aikaan merkittävästi parempaa sitoutumista, luovuutta ja tehokkuuttakin.

Toimiva ratkaisu on yrityksen tarpeisiin suunniteltu monitilatoimisto, jossa on huomioitu työn perusprosessit, hybridityö sekä yksilöiden erilaisuudesta kumpuavata tarpeet. Moni on valmis luopumaan omasta työpisteestä monipaikkaisuuden mahdollistamiseksi ja flex-työpisteiden määrä toimistoissa tuleekin kasvamaan. Tämä tarjoaa mahdollisuutta lisätä esimerkiksi akustoituja piipahdus- ja puhelutiloja sekä yleisiä rennompia kahvila-alueita. Toimivassa tilassa on merkittävästi helpompi keskittyä myös yhteistyön ja kulttuurin kehittämiseen.

Kirjoittaja on työympäristömuutosten ja työkulttuurin kehittämisen asiantuntija Tarja Paanola