By Workspace

27.08.2020

Mikä se monitilatoimisto olikaan?

Tietotyön lisääntymisen ja kannettavan teknologian kehittymisen myötä työ on yhä harvemmin aikaan ja paikkaan sidottua. Työn luonne on samalla muuttunut moninaisemmaksi ja ennen kaikkea luovemmaksi, mikä on ajanut toimistoympäristöt murrokseen. Huonekonttori tai vanha avotila ei vastaa enää nykyaikaisen työn vaatimuksia.

Monitila tarjoaa erilaisia paikkoja monimuotoisen tietotyön erilaisia tarpeita varten. Perusperiaate on, että paikan voi itse valita kulloisenkin tarpeen mukaan aina intensiivisestä yhteistyöstä syväkeskittymiseen saakka. Työympäristön äänimaisema pysyy miellyttävänä, kun tiloissa on erilaisia äänenkäytön alueita – esim. pitkiä keskusteluita ei käydä samassa paikassa, jossa työskennellään yksin ja keskittyneesti – ja erilaiset työnteon muodot eivät häiritse toisiaan.

 


Hyvin ääntäeristävät puhelinkopit takaavat keskittymisrauhan kaikille. Kohde: Fourkind.

Monitilatoimistoa vai avotilaa?

Vaikka monitilatoimiston käsite on yleistynyt viimeisen kymmenen vuoden aikana, törmäämme työympäristökehittäjinä edelleen siihen, että käsitteet monitila ja avokonttori menevät keskustelussa sekaisin. Avotoimistoon liittyvät kauhukuvat kakofonisesta tilasta ja keskittymisen vaikeudesta ovat monille yhä suuri huoli. Mutta avokonttori onkin nimensä mukaisesti avoin tila, jossa jokaisen oletetaan pystyvän tekemään kaikenlaisia töitä muiden ympäröimänä. Monet työtehtävät vaativat kuitenkin täydellistä keskittymistä, mikä on vaikeaa, jos ympäristössä on häiriöitä. Toisaalta avotila ei sovellu hyvin yhteistyöllekään, koska äänekkäämpi tiimityö häiritsisi niitä, jotka haluavat keskittyä yksin. On siis tärkeää huomata, että erilaisia ääniympäristöjä sisältävä monitila on eri asia kuin vanha avokonttori.

Mahdollisuus suunnitella oma työpäivä tuottaa työhyvinvointia

Mahdollisuus vaikuttaa omaan työympäristöön lisää työhyvinvointia ja työtyytyväisyyttä. Monitilaan liittyy usein pelko oman paikan menettämisestä. Se korvautuu kuitenkin yleisesti innokkuudella, kun yhden työpisteen tilalle saadaankin monia erilaisia paikkoja ja niitä opitaan käyttämään. Mahdollisuus suunnitella oma työpäivä ja tehdä osana sitä etätöitä antavat uudenlaista hallinnan tunnetta. Voisikin sanoa, että hyvin suunniteltu ja toteutettu monitila innostaa meitä asiantuntijatyötä tekeviä muotoilemaan oma työpäivämme, kun useimmilla meistä siihen kuitenkin mahdollisuus on.

 


Taukoliikunta osana kokonaisvaltaista työhyvinvointia. Kohde: Valtiontalouden tarkastusvirasto.

 

Tavoitteet määrittelevät muutoksen

Koska suuri osa työntekijöistä viettää yli puolet työpäivästään jossain muualla kuin omalla työpisteellään, vanhoissa toimitiloissa on paljon käyttämättömiä työpisteitä ja tyhjää tilaa. Tavoite parantaa tilatehokkuutta heikentämättä samalla työympäristöä toteutuu monitilatoimistossa.

Tavallisia muutosta ajavia voimia ovat myös halu lisätä vuorovaikutusta, madaltaa hierarkiaa ja jakaa tietoa nopeammin. Pureutumalla organisaation tavoitteisiin saadaan selville, mitä muutoksilla pitäisi oikeastaan saada aikaan. Tällöin investoinnit kohdistetaan oikeisiin kohtiin kiillotetun ulkokuoren sijaan (ellei se ole se, mitä ollaan tavoittelemassa!).

Jokainen työyhteisö ja jokainen monitila on omanlaisensa

Monitilakonsepti ei ole valmis pakettiratkaisu. Onnistuneen monitilatoimiston toteuttaminen vaatii suunnittelijalta asianomaisen työyhteisön toiminnan ja tavoitteiden tuntemista. Se vaatii aina myös henkilöstön ottamista mukaan suunnitteluun. Vaikka pitkälle päästäänkin hyödyntämällä asiantuntijoiden osaamista ja vakiintuneita suunnitteluperiaatteita, jotka koskevat vaikkapa työpisteiden ja erilaisten tilojen määrää, henkilöstön asiantuntemusta omasta työstään ei voi sivuuttaa. Kun tavoitteet ja keinot ymmärretään samalla tavalla, saadaan onnistunut lopputulos!

Usein meidän roolimme on haastaa niin asiakkaan johtoa kuin henkilöstöäkin, kun työympäristöä uudistetaan. Käymällä dialogia muutoksesta, sen tavoitteista ja ennen kaikkea tulevaisuuden toiminnasta saadaan tilat, jotka kestävät aikaa, ohjaavat organisaatiota toimimaan halutulla tavalla ja ovat tarkoituksenmukaiset myös pidemmällä tulevaisuudessa.

 


Työkahvio tarjoaa paikan vapaamuotoisille kohtaamisille, tauoille ja työnteolle. Kohde: Tuxera.

 

Onko monitila oikotie onneen?

Kun monitilaan siirrytään, hyvä suunnittelu ei aina yksin riitä. Lähtötilanteesta riippuen tarvitaan usein myös muutoksen johtamista ja jopa yksilöllistä tukea. Omasta työpisteestä voi olla vaikea luopua, jos ei samalla huolehdita sähköisistä työvälineistä ja opetella vähentämään paperin käyttöä. Tilan käyttötavat, ns. toimistoetiketti tai pelisäännöt, tulee sopia yhdessä. Koska ergonomia huolettaa monia, työpisteen säätäminen kannattaa opetella yhdessä. Isoissa organisaatioissa mietitään usein, miten organisaatio sijoittuu tiloihin: ovatko kaikki tilat avoimia kaikille vai onko yksiköillä ja osastoilla omia paikkoja?

Muutokseen valmistautuminen ja sen sulattelu eivät tapahdu yhdessä yössä vaan vaativat pidempiaikaista pureskelua kaikilta. Koko henkilöstö kannattaa ottaa mukaan muutokseen ajoissa. Suunnittelija voi muotoilla tilan hyviksi puitteiksi tehdä töitä uudella tavalla, mutta lopulta muutoksen toteuttaa työyhteisö itse.

 


Yhdessä sovitut pelissäännöt auttavat tilojen käyttöä. Kohde: Staples.

<< KAIKKI UUTISET