Ota yhteyttä
Toimintaympäristössä puhaltaneet muutostuulet saivat Kevan aloittamaan työympäristömuutoksen vuoden 2017 alussa. Organisaatiossa oli tarvetta uudistaa työntekemisen kulttuuria ja ymmärrettiin, että tila on tässä yksi parhaista muutostyökaluista. Konkreettisena muutoksena haluttiin keskittää toiminnot yhteen toimipisteeseen Helsingin Unioninkadulle kolmessa eri lokaatiossa olevan toimiston sijasta. Tällä tavoiteltiin yhteistyön kautta saavutettavia hyötyjä ja kustannussäästöjä. Haluttiin lisätä vuorovaikutusta ja parantaa organisaation uudistumiskykyä. Tahtotila oli nostaa myös työviihtyvyyttä ja tätä kautta kehittää Kevan työnantajamielikuvaa.
Workspace valikoitui Kevan kumppaniksi laadullisen kilpailutuksen kautta. Valintakriteereissä painotettiin osallistavien menetelmien monipuolista hallintaa ja tiimin osaamista vastaavista laajoista ja pitkäkestoisista hankkeista, joissa suunnittelu ja toimintatapauudistus haluttiin nivoa tiiviiksi kokonaisuudeksi.
Projektin alkumetreillä koko hankkeelle luotiin Workspacen fasilitoimana muutostarina, joka toimi punaisena lankana suunnittelulle ja työtapojen muutosta tukevalle työlle. Tarinan luomisessa hyödynnettiin vahvasti palvelumuotoilullista otetta ja metodeja. Tarinalla vastattiin kysymyksiin 1) miksi muutos on välttämätön, 2) mitä tapahtuu, jos emme muutu ja 3) millainen on tulevaisuuden Keva. Tarinan luomiseen osallistui kevalaisia laajasti eri henkilöstöryhmistä ja organisaation johdosta. Tarina kulki ja kehittyi muutosmatkan varrella yhteistyössä eri tahojen kanssa ja sitä hyödynnettiin visualisointien osalta myös itse tilan ilmeessä.
Alusta lähtien oli selvää, että perinteisistä huonetoimistoista ollaan siirtymässä nykyaikaisempaan monitilaympäristöön. Muutos oli suuri, eikä vähiten siksi että tilojen tehostus merkitsi myös työtapojen uudelleen tarkastelua. Yhteistyö eri henkilöstöryhmien kanssa oli välttämätöntä onnistuneen lopputuloksen saavuttamiselle. Henkilöstölle järjestettiin yli 60 erilaista tilaisuutta ja tapahtumaa erilaisilla teemoilla ideoinnista uusien työtapojen jalkauttamiseen.
Unioninkadun tiloihin suunniteltiin monitilatoimistomalli, jossa erilaiset tilat tukevat työntekemisen eri vaiheita ja tehtäviä. Lisäksi tiloihin haettiin visuaalisesti erilaisia tunnelmia.
Työpistetiloja tuli kaikkiaan viiteen kerrokseen. Jokaiseen kerrokseen tuli ihmiset yhteen kokoava kerroskahvila ja näiden läheisyyteen sijoitellut projekti- ja neuvottelutilat. Työtilojen suunnittelussa kantavana ajatuksena oli erilaisen työn ja vuorovaikutuksen tukeminen. Tilailmeessä panostettiin viihtyisyyteen, jota luotiin kerroksiin muun muassa värein ja erilaisin graafisin elementein. Grafiikalla kerrotaan Kevan tarinaa luontevasti osana tilailmettä.
Työtilojen lisäksi Workspace suunnitteli talon kahteen eri kerrokseen kokouskeskukset ja erilaisia workshop- ja koulutustiloja. Ylimmän kerroksen neuvottelutiloista aukeaa huikeat näkymät kantakaupungin ylle ja tämä haluttiin kytkeä osaksi edustavien neuvottelutilojen kokemuksellisuutta. Workshop- ja koulutustiloissa puolestaan korostui tilojen helppo muunneltavuus erikokoisten ja erilaisten tilaisuuksien tarpeisiin. Tilaratkaisut ja kalustus suunniteltiin mahdollisimman muunneltavaksi ja helpoksi ylläpitää.
Katutason tiloja haluttiin avata enemmän ohikulkijoille ja näin tuoda Keva lähemmäs ihmisiä. Aulaan luotiin avoimena kadulle aukeava, moneen eri tarkoitukseen taipuva tapahtumatila sekä kaikille avoin Fazerin operoima kahvila. Samassa yhteydessä edellisten tilojen väliin jäävän aulan kohdalla tehtiin tilailmettä raikastavia muutoksia, joilla haluttiin kytkeä edustava aula osaksi talon muuta visuaalista kokonaisuutta. Helppo lähestyttävyys ja asiakaslähtöisyys haluttiin kommunikoida kaikille heti sisääntulosta lähtien. Aulan ilmettä päivitettiin kalustemuutoksin ja mm. tunnelmaa luovalla riippuvalaisinpilvellä.
Henkilöstöravintola sai uuden ilmeen ja kasvanutta käyttäjämäärää paremmin palvelevan ja monimuotoisemman kalustuksen. Nyt ravintolassa pääsee pitämään palauttavan lounashetken, vaikka atriumtilan keskelle sijoitetun elävän puun suojissa. Tila toimii myös erinomaisesti vapaamuotoisemmassa työskentelyssä tai erilaisten tapahtumien areenana.
Muutoksen onnistumiselle oleellista oli johdon tiivis sitoutuminen hankkeeseen, erinomainen projektijohto kaikkiin hankkeeseen osallistuneiden taholta ja ymmärrys siitä, että tila ei yksin tee muutosta, vaan ihmisille tulee antaa mahdollisuus olla mukana luomassa uusia toimintatapoja.
Kurkkaa video uusista tiloista täältä
Lisätietoja: Projektipäällikkö, sisustusarkkitehti, Nina Kallén
