Etätyöstä eteenpäin: Monipaikkainen työ ja yhdessä sopimisen taito

Monipaikkaisen työn mielekkyyteen vaikuttaa yllättävän paljon yksinkertainen asia: monipaikkaisen työn toimintatavoista ja käytännöistä sopiminen ja sopimuksissa pysyminen. Laaja tutkimus linkitti yhdessä sopimisen työn imuun ja työssä jaksamiseen.

Näkökulmia monipaikkaiseen työhön nousi useita Monipaikkaisen työn valmiudet ja käytännöt -suurtutkimuksessa, jota Workspace tekee yhdessä Aalto-yliopiston ja Tampereen yliopiston kanssa. Yhteisen sopimisen teema eli yhteisten käytäntöjen ja sääntöjen olemassaolo sekä erityisesti niiden noudattaminen oli yksi löydöksistä. Pelisäännöillä oli yllättävän laajoja vaikutuksia työyhteisö- ja yksilötasolla.

Ensimmäinen löydös oli se, että sovittujen pelisääntöjen olemassaolo ja tasapuolinen sääntöjen noudattaminen lisäsivät päivittäin koettua työn imua. Kääntäen voidaan todeta, että olemassa olevien sopimusten noudattamatta jättäminen on kryptoniittia työn imulle. Työn mielekkyys ja motivaatio kärsivät, jos sääntöjä noudatetaan vaihtelevasti tai epämääräisesti. Näyttää jopa siltä, että yhteisiä toimintatapoja ei kannata linjata, mikäli ei tiedetä pystytäänkö niitä noudattamaan tasapuolisesti.

Yhteisillä sopimuksilla on vaikutusta myös työyhteisötaitoihin. Työntekijöiden motivaatio toimia hyvän ilmapiirin rakentajina ja tuottavina työyhteisön jäseninä on selkeästi korkeampi silloin, kun yhteispeli monipaikkaisen työn osalta toimii sovitun mukaisesti.

Yhteisistä toimintatavoista sopiminen ja ryhdikäs noudattaminen näkyvät jopa työuupumuksen esiintyvyydessä. Työuupumuksen todennäköisyys kasvaa selkeästi organisaatioissa, joissa jokainen menee ja tulee niin kuin lystää, kun taas yhteisesti noudatetut toimintatavat näyttävät suojaavan työuupumukselta.

Kun suhteutetaan nämä löydökset etätyön yleisyyteen (noin miljoona suomalaista tekee yli puolet viikosta etätöitä tai heillä on mahdollisuus etätyöhön), havahdutaan yhteisten monipaikkaisen työn linjausten tärkeyteen.

Nyt on siis oiva hetki päivittää monipaikkaisen työn pelikirja. Tässä Workspacelta 5 vinkkiä pohdintoihin, taustalla tutkimusta ja tukeva kokemus työympäristöprojekteista:

1. Johtoryhmän agendalle. Monipaikkainen työ ja siinä onnistuminen on strateginen asia. Se on vahvasti yhteydessä tuottavuuteen, yrityksen arvoihin ja kulttuuriin. Näin ollen on johtoryhmän asia luoda monipaikkaiselle työlle raamit ja ottaa aihe osaksi vuosisuunnittelua.
2. Puhu läsnätyöstä. Jos haluat enemmän läsnätyötä, lopeta etätyön ihmettely! Ryhdy puhumaan läsnätyöstä ja kehittämään sitä. Toimistolla tehty työ vaatii myös uutta tarkastelua, vanhat itsestäänselvyydet eivät siellä enää päde. Etätyöohje harvoin tarjoaa työkaluja toimistolla tehtävälle työlle.
3. Määrittele läsnäpäivistä velvoittavia sääntöjä vain, jos olet valmis seuraamaan niiden noudattamista ja löydät niille organisaation yleisesti hyväksymät ja arkea tukevat perusteet.
4. Ota mukaan. Vaikka takana on jo muutama pandemian jälkeinen niin sanottu normaali vuosi, vaativat nämä suuret työn muutokset vielä pureskelua. Osallista organisaatio-, tiimi- ja yksilötasolla. Keskustelkaa ja pohtikaa yhdessä, miten muutos on vaikuttanut ja mihin suuntaan halutaan jatkossa kehittyä.
5. Tue esihenkilöitä. Esihenkilöiden kuormittuneisuus on edelleen korkealla monipaikkaisen työn johtamisessa, ja tilanne korostuu, jos ylhäältä tulevat ohjeet eivät tue arkityötä. Kokonaisvaltainen monipaikkaisen työn konsepti (toimintatavat, digi ja IT, toimitilat, HR-käytännöt, johtamismallit, yhteisöllisyys) tarjoaa monipuolisen tuen ja työkalut.

Monipaikkaisen työn tutkimuksen ensimmäinen julkaisu, Etätyöstä eteenpäin -opas löytyy täältä. Käytännön apuja organisaatiosi monipaikkaisen työn ja tilojen kehittämiseen löytyy minulta ja kaikilta meiltä Workspacen konsulteilta ja suunnittelijoilta.

Ota yhteyttä!

Minni Miettinen
Työympäristökonsultti
Minni.miettinen@workspace.fi
040-5707930